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05.08.2019
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Nur Offizielles muss ins Archiv

Die „Reißwolf-Affäre“ rund um einen Mitarbeiter von Sebastian Kurz wirft einige Fragen auf. Der Kitzbüheler Anzeiger hat sich angeschaut, wie auf Gemeindeebene mit Akten und Schriftverkehr umgegangen werden muss.

Bezirk | Festplatten werden gelöscht oder gar geschreddert - was Bundespolitiker, wie Alt-Bundeskanzler Sebastian Kurz (VP) als „normalen Vorgang“ abtut, verstört viele Bürger. Wie wird auf Gemeindeebene mit Schriftverkehr, Akten und dergleichen umgegangen? Wie auf Bundesebenen gibt es auch im Gemeindebereich Grauzonen. Wer könnte die Vernichtung von Daten nachweisen  (wenn es nicht gerade ein Mitarbeiter unter falschen Namen macht und vergisst die Rechnung zu bezahlen)? Wer soll es sanktionieren? Über diese Fragen diskutieren nicht nur Experten.
Fakt auf Gemeindeebene ist, dass auch Bürgermeister offiziellen Schriftverkehr vor einer Amtsübergabe nicht vernichten dürfen. „Das wäre als Amtsmissbrauch zu werten“, erklärt Marianne Döttlinger, zuständige für Gemeindeangelegenheiten bei der Bezirkshaupt-mannschaft Kitzbühel. Persönliche Notizen dürfen allerdings schon gelöscht oder weggeworfen werden – hier gibt es keine gesetzliche Regelung.

Gesetze regeln die Aufbewahrung
Die Aufbewahrung und Sicherung von offiziellen Akten und Schriftverkehr unterliegt auch auf Gemeindeebene gesetzlichen Regelungen. „Je nach dem, um welchen Sachverhalt und welchen Bereich es sich handelt, gelten verschiedenste Aufbewahrungsfristen“, erklärt Döttlinger. So müssten Bauakten mindestens 30 Jahre aufbewahrt werden, denn sie werden immer wieder gebraucht, wenn es z.B. um Erschließungskosten oder Kanalgebühren geht.

Es kommt auf den Sachverhalt an
Zahlungsbelege oder Buchhaltungsbelege müssen, wie in der Privatwirtschaft vom Finanzamt vorgeschrieben, mindestens sieben Jahren aufbewahrt werden (Bücher zehn Jahre). „Aber auch hier kann es längere Fristen geben, je nach dem, um welchen Sachverhalt es sich handelt“, betont Döttlinger. Ob die Daten digital oder in Papierform aufbewahrt werden müssen, dazu gibt es keine gesetzliche Regelung.

Wie ist es bei persönlichen Daten?
Hinzu kommt noch die Datenschutzgrundverordnung, die auch vieles regelt. So müssen Gemeinden z.B. bei einer Ehrung personenbezogene Daten spätestens sechs Monate nach dem Tod des Geehrten löschen. Die Tiroler Gemeindeordnung (§146) sieht außerdem vor, dass personenbezogene Daten grundsätzlich zu löschen sind, sobald diese für die Erfüllung der nach diesem Gesetz obliegenden Aufgaben nicht mehr benötigt werden.

Akten müssen im Amt aufbewahrt werden
Akten und Schriftverkehr müssen normalerweise im Gemeindeamt aufbewahrt werden. Auch Gemeinderäte, die sich z.B. über Sachverhalte vor einer Gemeinderatssitzung informieren wollen, müssen dazu auf das Amt kommen, um die Akten zu sichten. Mit nachhause nehmen dürfen Bürgermeister oder Gemeinderäte die Akten nicht. Johanna Monitzer 

Ab in den Reißwolf dürfen offizielle Akten und Schriftverkehr nicht, lediglich persönliche Notizen dürfen vernichtet werden – wo jedoch kein Kläger, da auch kein Richter.  Symbolfoto: shutterstock

 
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