Die Vorbereitung auf den „Tag X“

Am 25. Mai wird es ernst: Dann tritt die Datenschutz-Grundverordnung in Kraft, die alle Betriebe betrifft. Panik ist keine angebracht, klären Hedwig Bendler (Kitzbüheler Wirtschaftstreuhand) und Datenschutz-Experte Holger Mühlbauer (Attersee Consulting) auf Nachfrage des Kitzbüheler Anzeigers auf. Aber eine frühzeitige Auseinandersetzung mit dem Thema lohnt sich.

Bezirk | Die neue Verordnung regelt den Umgang mit allen personenbezogenen Daten – also Informationen, durch die eine einzelne Person erkennbar ist. „Im Unternehmen sind daher nicht nur die Daten der Mitarbeiter zu schützen. Auch die Daten von Bewerbern, Kunden oder Lieferanten unterliegen den gesetzlichen Regelungen, wenn der Bezug zu einer natürlichen Person hergestellt werden kann“, sagt Hedwig Bendler.

Aktives Einverständnis der Betroffenen

Um diese Daten verwenden zu können, muss das aktive und auch nachweisbare Einverständnis der betroffenen Person vorliegen. Um ein beliebtes Beispiel aus der Hotellerie zu geben: Ein Kunde kann nicht wie bisher nach seinem Aufenthalt automatisch einen Newsletter erhalten, er muss diesen willentlich bestellen. Das gilt auch für die Stammkunden.

„Die Einwilligung ist der mächtigste Tatbestand im Datenschutz“, unterstreicht auch Holger Mühlbauer. Sie ist bei jedweder Verarbeitung persönlicher Daten – auch der mit „Papier und Bleistift“ – nötig. Ausnahmen gibt es z.B. bei Daten, die für die Erfüllung eines Vertrages benötigt werden. „Typisches Beispiel sind hier Lieferadressen, denn ohne diese könnten die Lieferung und damit die Erfüllung eines Kaufvertrags nicht erfolgen“, zeigt Bendler auf. Aber auch Daten, die per Gesetz erhoben werden müssen, benötigen kein vorheriges Einverständnis der Betroffenen.

Die Rechte des Einzelnen gestärkt

Die neue Verordnung soll die Rechte der Einzelperson auf ihre Daten festigen – „der Mensch wird stärker geschützt“, sagt die Wirtschaftstreuhänderin. Somit hat jeder Bürger nicht nur Recht auf Auskunft (Welche Daten über mich werden verarbeitet?), sondern auch auf Berichtigung, Löschung bzw. Einschränkung. Jeder kann gegen die weitere Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten Widerspruch einlegen. „Das gilt insbesondere bei Direktwerbung“, präzisiert Bendler.

Alle Unternehmen, selbst Ein-Personen-Unternehmen, müssen diesen Anforderungen Rechnung tragen. Daher empfiehlt es sich, rechtzeitig vorzusorgen.

„Es ist alles machbar“, beruhigt Holger Mühlbauer. Als ersten Schritt empfiehlt er grundsätzlich, den Ist-Zustand zu erfassen.

Datenschutzerklärung und Verzeichnis

„Zunächst sollte der Betrieb sich anschauen: ‚Was habe ich eigentlich?‘ und in einer entsprechenden Tabelle festhalten“, sagt Mühlbauer. Denn ein derartiges Verzeichnis über alle personenbezogenen Datenverarbeitungstätigkeiten des jeweiligen Unternehmens ist zwingend vorgeschrieben. Das Verzeichnis muss jederzeit vorlegbar sein.

„Dazu gehört auch eine Übersicht darüber, welche Mitarbeiter oder externen Dienstleister in welchem Umfang Zugriff auf die Daten haben“, erläutert Hedwig Bendler. In diesem Zusammenhang weist die Expertin auch darauf hin, dass auf den Datenschutz im Alltag geachtet werden sollte – das beginnt schon bei einem automatischen Bildschirmschoner, wenn ein Mitarbeiter kurzzeitig seinen Arbeitsplatz verlässt. So kann vermieden werden, dass sensible Daten unabsichtlich preisgegeben werden. Grundsätzlich ist keinerlei Zweckentfremdung der vorliegenden Daten erlaubt.

Ein wichtiger Schritt ist auch die Datenschutzerklärung. Diese ist idealerweise über einen Link auf der Unternehmens-Website zu hinterlegen. „Die datenverarbeitende Stelle, also das Unternehmen, muss über ihre Identität, die Zwecke der Datenverarbeitung, die Rechtsgrundlage und gegebenenfalls über die Empfänger der Daten aufklären“, präzisiert Bendler. Beide Experten empfehlen, auch die Mitarbeiter entsprechend zu schulen.

Hilfe bei der Vorbereitungsarbeit

„Wenn man diese Punkte erfüllt hat, hat man schon sehr viel geleistet“, unterstreicht Mühlbauer. Generell sollten die Unternehmen ihre Hausaufgaben diesbezüglich machen, denn: „Die Bußgelder gehen in ziemliche Höhen“, wie Mühlbauer weiter ausführt.

Professionelle Tipps und Unterstützung geben unter anderem die jeweiligen Interessensverbände. Detaillierte Informationen hat beispielsweise auch die Wirtschaftskammer Österreich auf ihrer Homepage.
Elisabeth Galehr